בפוסטים קודמים, עסקנו ביתרונות הרבים של הפיכת המפעל שלכם למפעל חכם, כזה אשר ידע לסנכרן בין מערכות ונתונים שונים וליישם תהליכים בצורה מהירה ואפקטיבית יותר. המעבר לעולם דיגיטלי ומתקדם גם בעולם הייצור, כולל בתוכו את המעבר מטפסי נייר לטפסים אלקטרוניים.
מעבר לכך שמעבר לטפסים דיגיטליים תמיד נשמע כמו הדבר הנכון לעשות, יש לא מעט סיבות ממש טובות לעשות את זה:
- מהיר יותר: לעומת השימוש בנייר ועט, את הטפסים הדיגיטליים ממלאים בשבריר מהזמן. חברות ענק רבות, הראו הפחתה ממשית בזמן בו לוקח לעובדים למלא טפסים דיגיטליים לעומת הזמן אותו היה לוקח להם בעבר. נוסף על הזמן (הכסף) שחוסכים במילוי הטפסים, גם תהליך יצירת הטופס הופך להיות מהיר בעשרות אחוזים לפחות – הכל מובנה מדויק לצורך. לא עוד בחירת פונט, טמפלייט, כן בולד, לא בולד, טבלה, עיגול, זה לא מיושר, העברית הפוכה….
- מובן יותר: טפסים אלקטרוניים יכולים להכיל מידע חזותי נוסף כמו תרשימים או מולטימדיה, הרבה יותר קלים ומהירים להבנה. למשל, בטופס אלקטרוני תוכלו להוסיף תמונות או סרטונים אשר מסבירים באופן ברור כל משימה ושדה למילוי. מנגד, ניתן לאפשר לעובדים להוסיף תמונות או סרטונים מהשטח, לתעד ביצוע או להציף לדיון בעיות שנתקלים בהן.
- מידע איכותי יותר: טפסים דיגיטלים מצמצמים במידה משמעותית שגיאות נתונים או השמטות מידע. העובדים נדרשים לבחור מתוך תגובות אפשריות ואף ניתן להגדיר מצבים בהם העובדים לא יוכלו להגיש את הטופס עד למסירת כל המידע הנדרש. בכך אנו דואגים לטפסים מלאים, איכותיים וללא שגיאות. מי אמר Poka Yoke ולא מימש?
- זמין יותר: מידע אשר נמצא בטפסים דיגיטליים, זמין לכל המעוניין (ויש לו הרשאה) בזמן אמת ובכל זמן בו הוא נדרש. כך, ברגע שמזוהה סטייה או שגיאה, ניתן להתריע על כך לכל הרלוונטיים מיידית, אונליין, ולמזער את זמן הטיפול. לא עוד ללכת לחדר המפעיל ולחפש את ערמת הטפסים הרלוונטית! מעכשיו, העובדים (אשר ממילא מחוברים באמצעות סמארטפונים, טאבלטים ולפטופים) מעדכנים מידע מהותי בזמן אמת, ובמקום הרלוונטי.
- שיתוף ידע: בשימוש בטפסים אלקטרוניים, ניתן לשתף את כלל המידע לעובדים רלוונטיים, לאפשר להתייעץ ולדווח אחד לשני על בסיס הקונטקסט הנכון. כך, מוצאים יחדיו פתרונות לבעיות שלבד לא תמיד ניתן לאתר. לדוגמא, עובד אשר ממלא טופס תקלה, יכול לפרסם קריאה ובה הוא מקשר לטופס הרלוונטי. עובדים מקבילים (בהנחה שיקבלו את ההרשאה המתאימה), יכולים לפרסם את הצעותיהם ואף להוסיף תמונות או סרטונים שיוכלו לסייע לפתרון הבעיה הספציפית.
- יישום תקינה: השימוש בטפסים דיגיטליים מסייע לנו ליישם תקנים במגוון פעולות. בעלי עניין רלוונטיים בתחום הבטיחות, האיכות, ההנדסה או הייצור, יכולים לבנות ספריית תבניות טפסים משותפות בין כלל העובדים הרלוונטיים. כך, ניתן להבטיח שרישום תקלות, LOTO או ביקורת S5 לדוגמא, יהיו בנויות בצורה עקבית ותבניתית, דבר אשר מקל על ניתוח הנתונים וזיהוי מגמות – ולא סתם ליצירת ניירת…
- עקיבות: שלא כמו טפסי נייר, אותם ניתן לאבד או להרוס בקלות, טפסים אלקטרוניים מהווים רשומות קבועות (Traceable) אשר מאפשרות מעקב מסודר אחר כל פעולה או שגיאה. כך, אנו יכולים למשל לשמור טפסים רלוונטים שיסייעו להוכיח ביצוע של תהליכים מסויימים, רגולטוריים או של הלקוח – Single source of truth.
- הפחתת גודש מידע: מידע שנשמר בטפסים דיגיטליים ניתן לשיתף עם מערכות רלוונטיות אחרות, כך שיהיה ניתן לרשום ולעבד אותו פעם אחת לניתוח נתונים. למשל, ניתן לשתף מידע מטופס אירוע איכות עם מערכת ניהול האיכות. מעבר לכך, מידע אשר התקבל מהטפסים האלקטרוניים, משמש ליצירת לוחות מותאמים אישית ביישומי מודיעין עסקי (BI) שתומכים בניתוח ומסייעים לחשוף תובנות מהותיות לארגון במהירות.
- הפחתת ההדפסה והשימוש בנייר: ולבסוף, וכידוע לכולנו, מעבר לטפסים דיגיטליים, ביטול הצורך בהדפסה, אחסון וניהול של אלפי טפסי נייר בתיקים וארונות אחסון, יוצר שינוי חיובי משמעותי בשמירה על הסביבה של כולנו. אלא אם אתם מפעל נייר, ואז תשכחו מהחלק הזה.
- בונוס – מאובטח (הרבה) יותר: בניגוד למה שאולי נהוג לחשוב, טפסי נייר אינם בהכרח מאובטחים. דיי בקלות, הם יכולים להגיע לידיים הלא נכונות או ללכת לאיבוד, דבר אשר יכול לגרום לחשיפת מידע רגיש לגורמים הלא נכונים. טפסים אלקטרוניים, ניתן לאבטח על ידי אמצעים רבים, אשר יוכלו להגן עליהם מפני פעולות לא בטוחות כגון גישה לנתונים או העברה למקור לא מהימן. אמצעי אבטחה נוספים יוכלו להבטיח הגנה על עיצוב תבניות הטפסים, שימוש בחתימות דיגיטליות וניהול פעולות שונות.
לסיכום, כחלק מתהליך הדיגיטציה של המפעל, בין אם מדובר בתהליך עמוק וארוך של מהפך שלם למפעל חכם או בשיטת הסלמי המצוינת, אין ספק שבחירה בדיגיטציית טפסים הוא מהלך יחסית קל להטמעה ובעל החזר השקעה מהיר ובטוח.
