הוראות העבודה הן עמוד השדרה של הצלחת הייצור ומהוות קריטריון ראשון ליישום ניהול רזה (Lean Management) במפעל. במידה והוראות העבודה לא נכתבות בצורה ברורה ופשוטה להבנה – הן עשויות לגרור מגוון טעויות אנוש ואף הוצאות רבות מיותרות לחברה. בעזרת יישום טיפים יעילים לכתיבתן, תוכלו להבטיח שיהיו יעילות, נוחות ואפקטיביות.
מתי בפעם האחרונה, קראתם תקנון שימוש? אם נהיה כנים, כאשר רובנו ניתקל בשאלה "סמן כי קראת ואישרת את תקנון השימוש", נסמן כי קראנו, למרות שרוב הסיכויים שבחרנו לחסוך מעצמנו את המסמך הארוך, המסורבל והלא מובן לחלקנו. אולי לגוף שכותב את התקנון, אי הנוחות שלנו דווקא מסתדרת מצוין, אבל במקרים בהם יש משמעות קריטית למסמכים, נרצה להעדיף שיהיו ברורים, פשוטים ועניינים.
האם ידעתם ש-9 מתוך 10 השגיאות במקומות העבודה הינן טעויות אנוש? טעויות אשר גורמות לאובדן ייצור, נזק לציוד, פציעות ולהוצאה של עד מיליארדים בשנה.
בפוסט הקודם, דיברנו על דרכים שונות לארגן את הוראות העבודה בצורה נוחה. בפוסט זה נעסוק במגוון טיפים קלים ליישום, כאלו שעשויים לשפר ולייעל את הוראות העבודה הדיגיטליות, ולהפוך אותן לענייניות, מובנות ונגישות, כמו שהייתם רוצים (ובעיקר כמו שהעובדים שלכם היו רוצים) ובכך אף למנוע מגוון טעויות אנוש אפשריות.
- בחרו באוצר מילים נגיש וברור
הטקסט המתאר הוראות עבודה לפעמים מורכב מדי, ומכיל מונחים בשפה טכנית מדי. תוכן הוראות העבודה צריך להיות כתוב בצורה ברורה ותמציתית, על מנת שכולם יוכלו להבין אותו בקלות. - העדיפו מדיה עשירה על פני טקסט מופשט
לפעמים, תמונה אחת שווה אלף מילים, סרטון או תלת מימד אפילו יותר. פעמים רבות לעובדים יהיה קל יותר להבין מהי המשימה, אם תהיה מתוארת על ידי תמונות ולא על ידי קטע טקסט ארוך ומורכב. - כתבו הוראות מכוונות פעולה
פעמים רבות, הוראות עבודה נכתבות על ידי מהנדסים, ודומות יותר למפרט הטכני מאשר להוראות המאפשרות לעובד להבין מהי עבודתו בצורה פשוטה. נסו לשפר את חווית העובדים באמצעות הוראות שנכתבו על ידי אדם אשר ניסה להכניס עצמו לנעלי העובדים ולהבין את עבודתם בפועל. - ספקו חוויה נגישה יותר
העובדים צריכים לקבל את המידע הנכון בזמן הנכון. בשלב התכנון, נסו לחשוב כיצד יהיה אפשר להציג לעובדים את הוראות העבודה שלהם בדיוק בזמן בו יצטרכו אותן. אם זה למשל דרך הצגתן על מסך שעל גבי המכונה, קוד QR או שימוש ב-NFC. - כתבו הוראות בסגנון נגיש
במטרה להצליח לכתוב טקסט בצורה ברורה ונגישה, מומלץ ליישם מספר הנחיות כתיבה ותבניות שיכולות להבטיח את בהירות ונגישות הטקסט:- אורך המשפט: לא יותר מ 20 מילים
- פסקאות: לא יותר מ 6 משפטים
- הימנעו מסלנג
- היו ספציפיים ככל האפשר
- השתמשו בלשון ציווי
- השתמשו במדריך סגנון
כל ההוראות בכל מחלקות הייצור צריכות להיות ברמה מסוימת של עקביות. על מנת ליצור עקביות, מומלץ להשתמש Style Guide. "מדריך עיצוב" מגדיר את הכללים והציפיות של הטקסט – החל מהקביעה באיזה גופן להשתמש ועד הצבת עזרים חזותיים ורמת תוכן מינימלית. מדריך הסגנון מספק הוראות, אם תרצו, לכתיבת הוראות העבודה. כתיבה עקבית תסייע לקריאה נוחה וברורה יותר של הטקסט ותאפשר לכם, ככותבים, כתיבה נוחה ונטולת אי וודאות. - במקום לנסות לכסות הכול, הישארו מינימליסטיים
אנו נתקלים בהרבה הוראות עבודה המכסות את כל הפרטים הטכניים של הציוד ונושאים חריגים רבים. חשוב לזכור כי במקרים של עומס מידע, המוח שלנו מאומן להתעלם ממידע שאינו רלוונטי. חשוב לשים לב להתמקד בהוראות הביצוע של המשימות הרגילות עם תוספת תשומת לב קטנה לאירועים קריטיים. לדוגמא- העדיפו לכתוב "הברג בורג M3" במקום "הברג בורג M3 (34 מילמטר)". - תעודדו שיתוף פעולה
הבעלות על הוראות העבודה צריכה להיות במקום העבודה. אם לראשי הצוות יחד עם הצוות עצמו תהיה הבעלות, הם יתגאו בהוראות שיצרו וישתפו פעולה על מנת לשפר אותן באופן שוטף. - יישמו תהליך שיפור מתמיד
לדעת לכתוב הוראות עבודה זה חשוב ומשמעותי. אך יחד עם זאת, מעקב אחר תפקוד העובדים עימן ולמידה על ביצועי העבודה לשם שיפור, הוא קריטי באותה מידה. הוראות עבודה דיגיטליות מאפשרות לבצע מעקב אחר פעולות המשתמש ובכך ללמוד מהתנהגות המשתמש הן מהסנטימנט והן מהמשוב. את הנתונים שנאספו יהיה ניתן להפוך לתובנות בעלות ערך לשיפור. בסביבת ייצור, אפילו לאופטימיזציה הקטנה ביותר להוראות העבודה יכולה להיות השפעה עצומה. בנוסף, חשוב שהעובדים שלך יוכלו למשב, לשאול ולהציע הצעות לייעול. עובדים מנוסים הנעזרים באופן יום יומי בהוראות העבודה, יוכלו להציע רעיונות רלוונטיים ולהביא מידע חשוב על ההוראות הקיימות.
לסיכום, על ידי יישום מגוון טיפים פשוטים בכתיבת הוראות העבודה, יהיה ניתן למנוע טעויות, תסכול ואפילו הפסדים ובכך לעודד עבודה יעילה, אפקטיבית ובטוחה יותר.
